Van handmatige offertes naar een zelfdenkend CRM — in productie, niet in een pitch deck. — Odoo maatwerk
De situatie: een installateur van intercomsystemen en camerabeveiliging (Akuvox, Hikvision, Comelit) had een website die los stond van de rest, een CRM- en supportplatform waarin klantreacties via WhatsApp niet automatisch op de juiste plek terechtkwamen, offertes die zonder herinnering konden blijven liggen, en een offertetraject waarin een medewerker zelf alle stappen moest doorlopen: klantgegevens verzamelen, het juiste product en de juiste variant bepalen, en handmatig een offerte opstellen.
De aanpak: het hele digitale landschap wordt door één vaste technisch coördinator beheerd — van het Odoo-CRM tot WordPress, VPS-infrastructuur en interne automatisering, met op maat gebouwde Odoo-modules (waaronder automatische brochure-bijlages bij offertes en digitale akkoordlijst-afhandeling) die het proces laten werken zoals dit specifieke team het nodig heeft. Naast de website (met zoekmachine-optimalisatie en analytics) en de WhatsApp-koppeling naar het klantdossier draait er een eigen AI-systeem dat binnenkomende leads beoordeelt: het stelt automatisch het juiste product en de juiste variant voor en zet een conceptofferte klaar — een medewerker keurt goed en verstuurt, in plaats van alles vanaf nul op te stellen. Dit is precies wat AI-automatisering voor mkb in de praktijk betekent: geen los AI-experiment, maar een systeem dat middenin het dagelijkse werk staat. Het geheel draait op een volledig zelfbeheerde omgeving, met eigen back-ups en monitoring.
Het resultaat: op basis van 5 tot 10 minuten beoordelingswerk per lead — onze eigen inschatting, niet extern gemeten — neemt dit systeem naar schatting 20 tot 45 uur per maand aan operationeel werk over. Klantcommunicatie via WhatsApp komt automatisch op de juiste plek terecht, offertes worden structureel opgevolgd in plaats van vergeten, en de hele omgeving draait op eigen, volledig beheerde infrastructuur die dagelijks wordt onderhouden en doorontwikkeld.
20–45 uur/maand geschat bespaard aan handmatig leadwerk
